Lo fundamental de Microsoft 365
Millones de empresas confían en las herramientas de la suite para comunicarse, y crear documentos. Pero hay mucho más en Office de lo que muchos usuarios creen, particularmente desde el lanzamiento de Microsoft 365.
Si estás valorando migrar a la nube o simplemente quieres saber un poco más sobre el funcionamiento interno de este conjunto de herramientas digitales, sigue leyendo; empezamos por las preguntas más básicas sobre Microsoft 365.
¿Qué es Microsoft 365?
Lanzado en 2001, Microsoft 365 es un modelo de suscripción basado en la nube de la suite de productividad Microsoft Office de Microsoft. Microsoft 365 contiene las mismas aplicaciones básicas que las versiones tradicionales de Office, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y, dependiendo del plan adquirido, también puede incluir otras aplicaciones y servicios como Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Yammer, Teams.
Hay una serie de paquetes diferentes de Microsoft 365, versiones para uso personal, hogares de múltiples usuarios, estudiantes, empresas, organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas.
También hay versiones de Microsoft 365 online y solo para dispositivos móviles, conocidas como Office Online, a través de las cuales los usuarios pueden obtener acceso a las versiones de características limitadas de las aplicaciones de Office de forma gratuita.
¿En qué se diferencia Microsoft 365 de las versiones anteriores de Office?
Microsoft 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que en lugar de comprar una licencia con un solo coste inicial, los usuarios pagan una tarifa de suscripción mensual para acceder al servicio a un nivel de su elección.
Con el modelo basado en suscripción de Microsoft 365, los usuarios siempre tienen acceso a la versión más reciente, ya que la plataforma la actualiza Microsoft, mientras que los usuarios locales perpetuos tendrían que comprar una nueva copia de la última edición para poder usar nuevas características.
Microsoft 365 también se construye como una aplicación en la nube; Aunque las versiones de escritorio de sus aplicaciones están disponibles con ciertos planes, está diseñada para ser utilizada en línea. Todas las aplicaciones, servicios y datos generados por Microsoft 365 se alojan en los servidores de Microsoft.
Los usuarios no necesitan instalar software o mantener ningún hardware en el que ejecutarlo. Microsoft 365 también incluye alojamiento de correo electrónico y espacio de almacenamiento en la nube, de modo que los usuarios pueden alojar sus archivos en línea y tener acceso a ellos donde y cuando lo necesiten, desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet.
Al estar basado en la nube, Microsoft 365 también viene con una serie de características que no están disponibles en versiones anteriores y perpetuas.
¿Quién usa Microsoft 365 para empresa y por qué?
Para las empresas, Microsoft 365 ofrece mucho más que el procesamiento de textos y la edición de hojas de cálculo. Microsoft 365 se ha convertido en un amplio conjunto de herramientas inteligentes que permiten a las organizaciones ser más productivas y eficientes. Y con muchas opciones de planes personalizados disponibles, las empresas de todos los tamaños y circunstancias pueden obtener acceso a estas herramientas al instante.
Con Microsoft 365, todas las aplicaciones y servicios están conectados, facilitando el trabajo en equipo, ahorrando tiempo a los empleados y permitiéndoles trabajar mejor juntos a través de herramientas como chat en equipo, reuniones en línea y compartir archivos.
La inclusión del almacenamiento en la nube y las aplicaciones móviles en el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 también permite a las organizaciones trabajar donde sea y cuando sea, con acceso seguro a contenido, conversaciones, tareas y horarios desde cualquier dispositivo.
¿Qué aplicaciones y servicios incluye Microsoft 365 para empresas?
Exactamente, lo que se incluye en Microsoft 365 para empresa depende del nivel de suscripción que el usuario elija, pero las aplicaciones y servicios principales disponibles a través de Office 365 incluyen:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- Publisher
- Exchange
- SharePoint
- Skype for Business
- Microsoft Teams
- OneDrive for Business
¿Qué es Microsoft SharePoint?
SharePoint es una plataforma de colaboración basada en web que se integra con Microsoft 365. Lanzado en 2001, SharePoint se vende principalmente como un sistema de almacenamiento y administración de documentos, pero el producto es altamente configurable y el uso varía sustancialmente entre las organizaciones.
Muchos planes de Microsoft 365 incluyen SharePoint Online; Un servicio basado en la nube, alojado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server local, cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio independiente de SharePoint Online. Sus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con colegas, socios y clientes.
SharePoint permite a los usuarios:
- Cree, edite, administre y comparta documentos e información con colegas a través de subsitios específicos de negocios, departamentos o equipos
- Mantenga a los equipos actualizados utilizando bibliotecas de documentos, listas de tareas y calendarios
- Comparta noticias, eventos y actualizaciones comerciales de la compañía en sitios seleccionados
- Protege los datos y el contenido con permisos a nivel de documento
- Descargue y acceda a documentos fuera de línea usando SharePoint Workspace
- Comuníquese con sus colegas en tiempo real desde la interfaz de SharePoint Online
Todos los planes de Microsoft 365, excepto Microsoft 365 Business u Office 365 ProPlus, incluyen SharePoint Online.
¿Qué es OneDrive?
OneDrive es el servicio de almacenamiento de archivos basado en la nube de Microsoft. Se puede almacenar en OneDrive todo tipo de archivos, incluidos documentos, imágenes, música y videos, y se puede acceder, administrar y compartir estos archivos de forma segura desde casi cualquier dispositivo, siempre que tenga acceso a Internet. OneDrive es donde todos los archivos se almacenan para los usuarios de Microsoft 365 y permite que los archivos se sincronicen en escritorios, navegadores y dispositivos móviles.
Todos los usuarios empresariales de Microsoft 365 y de nivel empresarial reciben 1 TB de almacenamiento OneDrive, con suscriptores a los planes Enterprise E3 y E5 que reciben almacenamiento en la nube ilimitado.
Más del 85% de las compañías usan OneDrive para negocios, y si una compañía no está suscrita a Microsoft 365, puede suscribirse a OneDrive para negocios como un servicio independiente. OneDrive para empresas se puede implementar: en una nube pública, la mayoría de las veces como parte de un plan de Microsoft 365; como un servicio híbrido en conjunto con SharePoint 2016; o en las instalaciones, como parte de las implementaciones de SharePoint 2013 o 2016.
¿Qué es Microsoft Teams?
Principalmente un producto de colaboración basado en el chat, la función principal de los Equipos es facilitar el trabajo en equipo y promover la productividad, con tres áreas clave de funcionalidad; chat, gestión de proyectos y amplia integración con Microsoft 365.
Teams reúne las capacidades de chat de Skype for Business, junto con herramientas de colaboración como el intercambio de documentos, funciones útiles basadas en la inteligencia artificial como los chatbots y las herramientas de gestión de proyectos en línea, lo que proporciona un centro de trabajo para los equipos modernos.
¿Qué es Yammer?
Yammer es una red social para empresas que tiene como objetivo ayudar a los empleados a conectarse y comunicarse. Proporciona un espacio para la mensajería interdepartamental y el intercambio de información; Yammer es esencialmente el “círculo exterior”, para entregar noticias, anuncios y compromisos en toda la organización. Piensa en Yammer como un tablero de mensajes digitales de la compañía. Se diferencia de Teams en que Teams está diseñado para una colaboración rápida, íntima y unida entre los equipos de proyecto, y presenta una serie de herramientas de gestión de proyectos y de intercambio de documentos.
¿Qué planes están disponibles para Microsoft 365 para empresas?
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